Навіщо враховувати робочий час?
Уявімо фабрику, яка випускає велосипеди. Що повинен знати про виробництво менеджер? Скільки велосипедів можна випустити на місяць (потужність), скільки коштує виробництво одного велосипеда і за скільки його потрібно продавати (собівартість і норму прибутку), який простий обладнання і який обсяг випуску товару (ефективність виробництва). Для відповіді на ці питання потрібно враховувати велосипеди.
Тепер уявімо сучасний бізнес з сектора послуг, наприклад, консалтингову компанію, архітектурне бюро або проектний інститут. Засоби виробництва такої організації - співробітники, а вироблена продукція - їх час і компетенції.
Керівник подібної компанії повинен знати максимальну вироблення в годинах на місяць, яка собівартість години, яка утилізація ресурсів. І щоб це знати, ефективний керівник організовує ретельний облік робочого часу.
Цікава інформація: продуктивність праці в Росії в 2017 році нижче на 81% щодо ЄС. А ось облік часу в розвинених економіках - норма життя.
Цілі обліку робочого часу
управління утилізацією
Утилізація - це відношення частки оплачуваної часу до загального робочого часу співробітника. Утилізація - базовий показник ефективності в секторі професійних послуг.
Показник утилізації використовують в системі мотивації співробітників, в розрахунку собівартості години, в плануванні та управлінні розвитком співробітників.
Оцініть вплив утилізації на рентабельність бізнесу за допомогою калькулятора - Розрахунок собівартості години і рентабельності.
Детальніше про утилізацію - Методи розрахунку утилізації персоналу.
управління економікою
У секторі послуг витрати на персонал займають значну частку у витратах. Тому при оцінці бюджетних витрат на проект або операційну діяльність потрібна організація обліку робочого часу.
Якщо компанія безпосередньо продає послуги, то облік робочого часу стає основою управління економікою. Не важливо з фіксованою або з погодинною оплатою надаються послуги, завжди потрібно планувати собівартість робіт і норму прибутку, а також контролювати досягнення планових показників. Без обліку робочого часу ні планування (Не буде вихідних даних) ні контроль неможливі.
Погодинна зарплата і мотивація
Навіть в Росії це вже не рідкість - зустрічається повноцінна погодинна оплата для штатних співробітників, нерідко залучаються самозайняті (фрілансери, підрядники) ресурси, праця яких оплачують на погодинній основі. Як мінімум відслідковуються переробки та інші показники, які враховують при розрахунку заробітної плати.
Детальніше про погодинну зарплату - Погодинна зарплата - керівництво по експлуатації.
Облік T & M
Окремий вид діяльності - роботи по схемі Time & Materials (Час і Витрати), в якій клієнт оплачує фактично відпрацьований час і понесені витрати. Зрозуміло, без звітів або таймшиту узгодити такі роботи не вийде, і потрібен детальний облік робочого часу.
Контроль і управління персоналом
Повна картина робочого часу з аналітикою за типами робіт і проектів, оцінкою рівномірності завантаження і рівня утилізації - все це досить корисно для управління персоналом.
Лінійні керівники відстежують локальні проблеми співробітників, глибше вникають у деталі роботи (лог робіт з коментарями дає докладне уявлення) і використовують відомості для прийняття рішень.
HR-відділ оцінює картину в цілому, виявляючи надмірну або недостатню утилізацію, вироблення по співробітниках і підрозділам. Відомості про робочий час дозволяють управляти професійним і кваліфікаційним зростанням співробітника. Наприклад, в деяких випадках, рекомендується завантажувати співробітника різноманітними завданнями, не допускаючи монотонності, яка призводить до вигоряння.
Види обліку робочого часу
Можна виділити два види обліку: автоматичний і вимагає заповнення таймшиту чи інших форм звітності.
Автоматичний - найпростіший. Включає різновиди від найпростішого обліку часу перебування в офісі на основі показань пропускної системи, до більш розвиненого відстеження активності людини за комп'ютером. Але такий вид обліку підходить тільки для контролю.
Детальніше про відмінності обліку робочого часу - Відстеження роботи за комп'ютером = облік робочого часу ?.
Повноцінний облік вимагає часу і участі співробітників. Найбільш поширена автоматизація за допомогою трьох типів програм обліку робочого часу:
Спеціалізовані рішення для обліку робочого часу або через Professional Services Automation. Наприклад, через WorkPoint. Підходить для компаній в секторі послуг, для яких на чільному місці стоїть облік часу і економіка процесів / проектів.
Управління проектами. Наприклад, через MS Project. Підходить для компаній, для яких головне - це управління складними проектами. В такому випадку облік часу зазвичай носить не масовий характер, а тільки в рамках конкретного проекту.
Управління завданнями. Наприклад, через Bitrix24. Підходить для компаній, яким не потрібен точний облік часу.
