«План закупок» – это документ, отражающий потребность любого предприятия/фирмы/компании в материально-товарном обеспечении. Если проще, то в нём отражается план закупок на определённый период.
Существуют три базовых варианта плана закупок:
для промышленных предприятий (фабрик, заводов);
для торговых фирм (магазинов);
для непроизводственных учреждений (школ, больниц, турфирм и т.п.).
В плане отражают:
потребность в том или ином материале/товаре (далее – «товарно-материальных ценностей» или «ТМЦ»);
ценовой диапазон или ориентировочную стоимость для покупки ТМЦ;
поставщиков и их условия, в т.ч. минимальный заказ, сроки отгрузки и периодичность заказов;
срок, в который надо купить (при единоразовых покупках) или периодичность закупок (при цикличных покупках);
источники финансирования закупок (например, оборотные, заёмные средства или дополнительно привлечённые, например, за счёт выпуска новых акций или облигаций);
потребители ТМЦ (обычно указываются отдельные должности или структурные подразделения, для потребности которых в принципе закупаются ТМЦ).
Как и любое другое планирование, этот вид плана составляется для того, чтобы спрогнозировать все закупки в течение периода и выполнить бюджетирование, то есть, составить календарный план прихода и расхода денежных средств предприятия. Обычно составляется на год (но бывают и другие сроки) и в процессе работы зачастую корректируется.
Какая информация должна содержаться в плане закупок и какое согласование идёт между планом закупок и планом продаж.
1. Цикличные закупки.
Это самый очевидный вид закупок. Рассмотрим магазин; для простоты возьмём небольшой магазин формата «У дома». Средний зал площадью 50-100 кв.м. вмещает около 2000-3000 единиц ассортимента, внутри каждой единицы могут быть от 1 до N кол-ва товара. Так как товар продаётся каждый день, то проданный товар должен замещаться новым. Логичным образом учитываются сезонные колебания (в декабре упор идёт на колбасы, сыры, майонезы, алкоголь, торты, сладости и т.п. – всё необходимое для новогоднего стола; тогда как во время Великого Поста всё мясное не имеет смысла заказывать более чем 1/3 от обычных продаж). И также логично, что ящик мороженого будет продаваться всю зиму и всего 2 дня летом.
В производственной сфере закупки должны полностью коррелировать с расходом сырья для этого самого производства. То есть, выпуская тракторы, вы не можете иметь на складе меньше запчастей для сборки трактора, иначе вы не получите готовую единицу продукции.
И в одном и в другом случае закупки должны производиться так, чтобы не возникало дефицита той или иной товарной/производственной позиции. Для сферы FMCG планирование закупок выполняется с помощью:
I. ABC/XYZ анализа по количеству;
II. Анализа оборачиваемости по цикличности закупок;
III. Стоимостному анализу для определения доходности товарных позиций и принятия решения по целесообразности закупок той или иной единицы в ассортименте.
Для сферы производства корреляция более прямая – на основе плана продаж (который составляется, основываясь на контрактах предприятия и ожидании привлечения новых клиентов), рассчитывается плановый выпуск продукта в период времени (например, месяц). Если вы планируете выпустить 100 новых тракторов, то необходимо закупить детали для 100 новых тракторов + небольшие запасы на склад.
В любой сфере необходимо обеспечить наличие складских запасов, учитывая возможную непредвиденную потребность в увеличенных продажах/выпуске продукции и не моментальности новых поставок.
Как это выглядит на практике (для магазина): если вы продаёте 20 литров молока и 50 буханок хлеба в день, то значит, что вы должны заказывать не менее этого количества в день + нужный вам объём складских запасов, например, 10%. Непроданные запасы со вчерашнего дня пойдут в следующий день, тогда как основного заказа можно будет сделать меньше, учитывая непроданные остатки и чтобы избежать порчу скоропортящейся продукции.
В результате, используя программы для анализа (например, подсистему планирования в конфигурациях 1С:Підприємство), вы сможете автоматически делать нужные анализы, прогнозы продажи и остатков + автоматизировано заполнять заказные листы. То же самое применимо и для промышленных предприятий.
