В жизни каждого предпринимателя наступает момент, когда в голову приходит мысль об аренде офиса. Независимо от того, приведут ли эти соображения к подписанию договора аренды или нет, стоит подумать о том, что с этим связано. Вы можете снять офис в аренду по самой выгодной стоимости на сегодняшний день.
В большинстве случаев, рассматривая вопрос об аренде офиса для бизнеса или подыскивая подходящее помещение, арендатор учитывает только стоимость самой аренды. При анализе ежемесячных обязательств они ориентируются исключительно на умножение цены за квадратный метр на площадь помещения, скорректированную, в свою очередь, с учетом размера их компании, ее характера и потребностей. Между тем, с самого начала следует учесть и другие расходы и нематериальные вопросы, которые оказывают немаловажное влияние на комфорт офиса и бюджет компании.
Арендная плата + коммунальные услуги + налоги
Прежде всего, сама по себе арендная плата - это еще не все. Помимо платы за предоставление помещения, арендатор обычно также обязан покрывать так называемые эксплуатационные расходы, т.е. расходы, связанные с функционированием объекта недвижимости. К ним относятся уборка и охрана здания, вывоз мусора, обслуживание внутренних и внешних общих частей (включая, например, освещение, обслуживание установок и уход за зелеными насаждениями), обеспечение пожарного надзора, ремонт и обслуживание крыши и подвала здания; обслуживание информационных систем и установка указателей во внутренних и внешних общих частях, а также оплата муниципальных сборов и других налогов, связанных со зданием и землей, страховых взносов и расходов, связанных с управлением недвижимостью и зданием. Кроме того, коммунальные услуги в арендуемом помещении также могут быть платными - доступ в интернет, электричество, вода, использование кондиционера, услуги по уборке собственного помещения. Также может взиматься плата за парковку. Еще одним важным вопросом является тот факт, что арендная плата обычно заключается в евро, а выплачивается в злотых, поэтому необходимо учитывать риск изменения обменного курса. Напоминаем, что цены указаны нетто.
Покупки для офиса
Помимо расходов, прописанных в договоре аренды, всегда существуют расходы на использование офиса, связанные с ведением бизнеса, такие как бумага и тонер для принтера, покупка самого оборудования, обстановка офиса мебелью и даже кофе и чай. То же самое касается и расходов на ремонт, например, на обновление стен (эти расходы, с другой стороны, не возникают при использовании гибкого офиса, поскольку в подавляющем большинстве случаев они включены в стоимость аренды помещения). В случае стандартного офиса арендодатель не несет ответственности за имущество арендатора; в его обязанности входит страхование только здания, но не движимого имущества арендатора. Таким образом, со стороны арендатора расходы на страхование - например, от кражи и ответственности перед третьими лицами - также имеют место.
Затраты, рассчитанные в месяцах
Решая, что компания может позволить себе аренду офиса, необходимо думать наперед. Тот факт, что компания находится в хорошем или перспективном финансовом положении сегодня, должен быть уверенностью на ближайшие несколько лет, так как аренда офиса - это долгосрочный контракт. Обычно они подписываются на пять лет, поэтому в бюджете компании должны быть предусмотрены соответствующие средства. Конечно, в нынешней ситуации, вызванной пандемией коронавируса, арендодатели охотнее соглашаются на гибкие условия договора, принимая во внимание возможность непредсказуемых событий, происходящих на рынке, но арендатор все равно обязан выдержать определенный срок уведомления, представить соответствующие банковские гарантии или гарантийные депозиты, позволяющие погасить финансовые обязательства перед арендодателем. В случае досрочного расторжения договора арендатор, как правило, также несет за это дополнительные расходы.
